Depuis plusieurs années, la Commission scolaire des Phares vit une situation financière particulière. À la suite des dernières compressions en éducation dans les règles budgétaires 2015-2016, le déficit prévisionnel en date du 30 juin 2015 sera de l’ordre de 5,5 M$. Or, des travaux d’analyse et de revue organisationnelle ont été menés, notamment avec le soutien de la firme d’experts-conseils Raymond Chabot Grant Thornton. Au terme de cet exercice, l’équipe de direction de la Commission scolaire peut maintenant prétendre à un retour à l’équilibre budgétaire pour 2016-2017.
En janvier dernier, le ministère de l'Éducation, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche (MEESR) a dégagé une enveloppe budgétaire afin de soutenir les commissions scolaires dans l'optimisation de leurs processus. Grâce à ce soutien financier, la Commission scolaire a pu engager une firme d’experts-conseils afin de l’aider à réaliser une revue organisationnelle exhaustive, dans le but d’identifier des zones d’économies potentielles et de dégager des pratiques administratives probantes. Depuis le 7 avril dernier, la firme Raymond Chabot Grant Thornton, spécialisée notamment dans la gestion d’organismes publics et parapublics, accompagne la Commission scolaire à cette fin.
Le mandat de l’équipe d’experts-conseils de la firme, principalement constituée de gestionnaires d’expérience du monde de l’éducation et d’experts en gestion scolaire, était d’accompagner l’équipe de direction de la Commission scolaire dans un processus de compréhension et d’analyse, lui donnant les moyens de prendre les décisions qui lui appartiennent, bien que le contexte budgétaire soit des plus difficiles. Plus précisément, la revue organisationnelle a consisté à établir un diagnostic global de la performance de l’organisation; à analyser les causes des difficultés financières à l’aide d’indicateurs, basés sur une expertise approfondie en matière de gestion d’institutions publiques d’enseignement; à identifier les situations souhaitables; à trouver les solutions à la lumière d’une information à jour et fiable; à identifier de nouveaux modes de fonctionnement; à soutenir l’élaboration d’un plan de mise en œuvre, pour enfin atteindre l’équilibre budgétaire au terme de l’année scolaire 2016-2017.
Une des contributions de la firme d’experts-conseils a été de fournir à la Commission scolaire un rapport d’analyse comparative de commissions scolaires réputées performantes. Quatorze commissions scolaires ont été passées en revue. Cette information a permis de mettre en lumière les forces et les vulnérabilités des organisations et d’identifier les pratiques de gestion probantes.
À la lumière de ces informations, après analyse des constats émis par la firme externe et à la suite des travaux d’évaluation des zones d’économies potentielles, des actions sont entreprises pour l’année 2015-2016. Notre préoccupation est de conserver un service à l’élève de qualité, dans la mesure de nos possibilités et de nos moyens.
« Depuis mon élection le 2 novembre dernier, j’affirme que nous devons prendre nos responsabilités. Nous avons la responsabilité d’atteindre l’équilibre budgétaire et, avec l’aide d’experts-conseils en gestion que nous avons sollicitée, nous avons maintenant la certitude que nous sommes en mesure d’y arriver, dans un délai raisonnable. Nous sommes maintenant outillés pour prendre des décisions cohérentes, bien que parfois déchirantes, en fonction d’objectifs définis et précis. Nous aurons un plan sérieux basé sur des données probantes. La réussite des jeunes a toujours été et demeure le dénominateur commun de l’équipe de direction, des commissaires et du personnel qui œuvrent auprès des enfants de la Commission scolaire des Phares », mentionne M. Gaston Rioux, président de la Commission scolaire.
« Nous sommes placés devant un exercice ardu, difficile. Nous avons choisi, comme organisation, de le considérer comme un exercice qui prend sa source d’un déficit, certes, mais qui nous mène vers une opportunité de faire mieux. Il s’agit d’un chantier d’envergure, mais avec une perspective encourageante, puisque nous avons encore du pouvoir sur nos décisions. Nous prévoyons déposer un budget équilibré en 2016-2017. L’analyse de la firme d’experts-conseils a été une aide précieuse pour voir plus clair dans nos pratiques de gestion. Les changements à venir sont planifiés en fonction des besoins des cohortes d’élèves, tout en tenant compte des possibilités financières. Ce ne sera pas un exercice facile, mais l’un ne va plus sans l’autre. Tout notre personnel est informé de la situation et sera impliqué dans cette vaste démarche afin de, oui, répondre aux contraintes financières, qui sont incontournables, mais également afin de préserver, au maximum de notre capacité, le service à l’élève. » soutient Mme Madeleine Dugas, directrice générale par intérim de la Commission scolaire.
Un plan d’action pour le retour à l’équilibre budgétaire, avec des mesures ciblées, des moyens concrets et des échéanciers définis, sera déposé à l’automne.